學工管理

第一章 總 則

第一條：學生會文檔是學生會工作必不可少的史料和憑證。為推進學生會文檔工作的規範化、制度化、科學化進程，提高文檔的保密性，保障檔案的安全保管以及合理的開發利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，并結合我校學生會的實際情況，特制定本制度。

第二條：學生會文檔管理工作須貫徹“為廣大同學負責，為人事工作服務”的原則，堅決維護文檔的真實性和完整性，實行統一管理、規範保存的辦法。

第二章 文檔的收集

第三條：辦公室負責學生會文檔工作，負責文檔的收集、整理、保管、開發工作，其他各部門須設立專人負責本部門文檔的收集和整理，并在規定時間内報送辦公室存檔。 第四條：學生會文檔包括：

1、學生會的工作計劃、工作總結和重大活動方案；

2、學生會的請示報告，經驗材料和上級下發各種文件；

3、學生會的會議記錄、工作紀要和工作活動大事記；

4、學生會與外校交流的資料；

5、學生會主辦的各種簡報、期刊及其底稿；

6、學生會有關人事考核、獎懲、任免資料；

7、校内外各相關單位的通訊方式；

8、學生會人員名單及人員調動情況；

9、其他有保存價值的各種資料（辦公室視情況而定）；

10、學生會與各院系學生會的交流資料。

第三章 歸檔要求

第五條：所有的文檔資料必須是有關手續辦理完畢後的最終資料。校學生會各部門、各院系學生會在進行工作、開展、總結活動的過程中，應注意上述材料的收集、整理，并在一周内送到校學生會辦公室，以便盡快存檔。

第六條：歸檔材料必須用藍色或黑色鋼筆或圓珠筆書寫，文字清晰，對于确實不能使用原件者，應使用複印件歸檔。

第七條：歸檔材料必須完整、真實，個人文字材料必須有本人簽字，凡材料須經相關部門蓋章的，必須加蓋公章。

第八條：上交歸檔材料時，辦公室應标明編号，并注明交接人或單位及交接時間。 第九條：收集的零散材料必須立即進行整理、分類使之系統化并歸檔，必須保持文書資料之間的曆史聯系，充分利用原始材料，以便于保管和利用。 第十條：整理的材料須統一規格：

1、書面材料以A4型紙為統一規格；

2、除書面材料外應備份電子文檔、電子文件，統一存入各部門的子目錄裡；

3、照片、磁帶、碟片等影像材料應注明内容、時間、地點及主要參加人員等，與書面材料分開存放。

第十一條：如歸檔材料不符合要求，辦公室有權退回，并交原部門重新整理。

第四章 文檔的管理與查詢

第十二條：學生會文檔的保存與管理涉及學生會的整體利益。辦公室應定期進行清理和檢查，如有遺失或殘缺應立即彙報學生會主管人員并進行補救，對相關責任人視情節輕重給予處罰。

第十三條：因工作需要，需要查閱文檔的，須經校團委老師或校學生會主席團批準。 第十四條：凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和範圍後，均可查閱利用屬開放範圍的檔案，并可以摘錄和複制。借閱人必須進行登記，注明借閱人姓名、地址、聯系方式、借閱事由、借閱内容及借閱期限等。對于重要、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。

第十五條：歸還文檔須經交接雙方經辦人核對無誤後，方可歸檔。

第十六條：對已失去保存價值的檔案，應征得有關單位部門同意，并造冊報經有關領導批準後予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第五章 紀律要求

第十七條：文檔的傳遞由辦公室統一負責，專人專送。

第十八條：文檔的公布須經校團委批準或學生會主席團讨論通過，未經同意，任何組織或個人都無權公布。

第十九條：任何人查閱文檔時，必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換等破壞檔案完整的行為，文檔未經允許不得擅自複制傳播。

第二十條：對按本制度應立卷歸檔的材料，須按規定定期向辦公室移交，集中管理，任何部門或個人不得擅自扣留。

第六章 附 則

第二十一條：本制度自公布之日起生效。

第二十二條：本制度的解釋權歸本院主席團所有。

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附1. 文件簽收登記表

文件簽收登記表

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